Pewnie wielu z Was spotkało się z definicją słowa CRM ( z ang. Customer Relationship Management) co w wolnym tłumaczeniu oznacza system który pozwala zarządzać relacjami i procesami pomiędzy firmą, a klientem. Jednym z takich rozwiązań jest miniCRM, system polskiego autorstwa, głównie dedykowany jest dla małych firm.
Co tak na prawdę na pierwszy rzut oka wyróżnia go wśród innych tego typu rozwiązań?
Zdecydowanie jego bardzo prosty i przejrzysty interfejs, który w prawdzie nie posiada dedykowanej aplikacji mobilnej, lecz jego przeglądarkowa wersja jest świetnie dostosowana pod względem responsywności na telefonach i tabletach.
Oczywiście na wstępie dodam, że narzędzie jest płatne i to na zasadzie subskrypcji, ale każdy z Was może się zarejestrować i przetestować go za darmo gdyż miniCRM umożliwia utworzenie darmowego konta z ograniczonymi funkcjami.
Jeżeli chodzi o plany abonamentowe, to jest ich kilka i tutaj cena zaczyna się od 29 zł miesięcznie co w skali roku daje nam kwotę 348 zł, a rozwiązanie w tej wersji subskrypcji jest dedykowane dla jednoosobowej firmy. Oczywiście jak zatrudniamy więcej osób musimy wybrać wyższy plan którego maksymalna cena dedykowana jest dla 24 użytkowników i może wynieść 199 zł miesięcznie.
Zaraz po utworzeniu konta i zalogowaniu się do panelu administracyjnego systemu, rzuca nam się w oczy fakt, że panel dostępny jest pod spersonalizowanym adresem który automatycznie generuje się podczas rejestracji z naszych danych osobowych np. mój panel jest dostępny pod adresem: rafal-zaczyk-applecenter-pl.minicrm.pl. Po zalogowaniu od razu widzimy pierwszą zakładkę którą jest Historia działań, gdzie jak sama nazwa wskazuje znajdziemy listę wszystkich czynności które my lub inny użytkownik naszego systemu ostatnio wykonywaliśmy. Ogromną zaletą jest możliwość filtrowania po wybranej przez nas dacie lub użytkowniku co przy dużej ilości działań znacznie ułatwia poszukiwania.
W zakładce Kontakty mamy możliwość dodania informacji o wszystkich naszych klientach nawet te najbardziej szczegółowe, począwszy od segregacji ich na firmy, skończywszy nawet na dowolnym tagowaniu osoby. Pozytywnie zaskoczyła mnie ogromna możliwość szybkiego filtrowania wśród wszystkich naszych kontaktów.
Fajną funkcją podczas dodawania klienta jest możliwość definiowania własnych pól (niestety funkcja dostępna tylko w płatnej wersji). Dodatkowo również możemy załączyć notatki, a nawet pliki i najważniejsze – osobę z firmy która jest odpowiedzialna za pilnowanie relacji z wybranym klientem.
Jeżeli posiadamy już własną bazę klientów np. w pliku Excel, to możemy ją zaimportować, chociaż ta opcja jest dostępna z poziomu ustawień panelu miniCRM, nie ma jej domyślnie w zakładce Kontakty (szkoda, bo zdecydowanie powinien być lepszy dostęp do tej funkcji, np. zaraz obok przycisku Eksportuj listę do XLS, który jest na samym dole listy kontaktów).
W zakładce Zadania możemy swobodnie zarządzać każdą czynnością, którą mamy do wykonania przypisując ją do wybranego klienta. Tutaj oczywiście wszystkie czynności możemy swobodnie segregować na kategorię, dodając czas ich realizacji oraz nawet pliki lub ewentualnie tak jak w przypadku kontaktów tworzyć własne pola.
Kolejnym elementem systemu są Interesy – czyli miejsce, w którym możemy dodawać informacje na temat przyszłych możliwości sprzedaży produktów u klienta lub też usług, które oferujemy (wszystko zależy od formy działalności naszej firmy). Plusem tutaj jest możliwość ustalania dla każdego interesu etapów jego rozwoju. 
Jakby tego było mało każdy z interesów możemy wzbogacić specjalnym polem.
Kalendarz – w tym miejscu mamy dostępny terminarz, dzięki któremu mamy lepszy wgląd na plan rzeczy do zrealizowania, co w natłoku zadań które mamy wykonać może naprawdę usystematyzować realizacje zadań.
W zakładce Raporty będziemy mieli wgląd do najważniejszych danych które dotyczą naszej działalności i to wszystko w formie czytelnych wykresów i tabel. Szkoda tylko, że opcja ta jest dostępna (nawet do przetestowania) tylko w płatnej wersji serwisu.
Wiki – czyli dostęp do bazy wiedzy i naszych informacji firmowych którymi może być np. szablon oferty wysyłanej do klienta.
Czat – system miniCRM posiada wewnętrzny komunikator – świetna sprawa. Członkowie zespołu będą mogli dzielić się na różne grupy, w których będzie można swobodnie prowadzić konwersjację.
Podsumowując, miniCRM jest bardzo intuicyjnym narzędziem z bardzo przyjemnym i przejrzystym interfejsem. miniCRM bez wątpienia w wielu firmach usprawni relacje z klientami przez co efektywnie wpłynie na efektywność działań a co za tym idzie rentowność firmy.
Oczywiście jak każdy z systemów i miniCRM posiada swoje wady i zalety, ale po krótkim przetestowaniu tego narzędzia szybko możemy się od niego uzależnić. Wykorzystywanie go pomimo jego ceny może znacząco pomóc w małej firmie, a samo narzędzie przez twórców jest na bieżąco rozwijane, a głównym czynnikiem który jest brany pod uwagę są sugestie użytkowników.
Szkoda tylko, że kilka opcji dla darmowego użytkownika jest wyłączonych i pojawia się dopiero po wykupieniu abonamentu. Może lepszym rozwiązaniem tutaj byłoby wprowadzenie na początek np. 7 dniowego okresu testowego, który daje nam pełny dostęp do wszystkich funkcji systemu, a potem system przechodzi na konto darmowe. Z doświadczenia wiem, że wielu użytkowników ceni możliwość przetestowania przed zakupem funkcjonalności systemu, nawet przez krótki okres czasu.
Polecam przetestować system miniCRM i dajcie znać w komentarzach co o nim sądzicie.
